ИАИС ВУЗ

Технологии эффективного управления вузом

О системе ИАИС ВУЗ

Информационно-аналитическая интегрированная система управления вузом (ИАИС-вуз) представляет собой комплекс подсистем, обеспечивающий информационную поддержку и автоматизацию решения задач организации и контроля по основным видам деятельности вуза.

В состав комплекса ИАИС-вуз входят следующие комплексы подсистем:

  • УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
    • Подсистема «Организационная структура»
    • Подсистема «Ректор»
  • УПРАВЛЕНИЕ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ
    • Подсистема «Приемная кампания»
    • Подсистема «Регистрация абитуриентов»
    • Подсистема «Планирование учебного процесса»
    • Подсистема «Контингент студентов»
    • Подсистема «Подготовка научных кадров»
    • Подсистема «Здания и сооружения»
    • Подсистема «Общежития»
    • Подсистема «Здоровье студентов»
    • Подсистема «2 отдел»
    • Подсистема «Расписание учебных занятий»
    • Подсистема «Социальный отдел»
    • Подсистема «Профком студентов»
    • Подсистема «Выпускник»
  • УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
    • Подсистема «Штатное расписание»
    • Подсистема «Управление кадрами»
  • УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ
    • Подсистема «Документооборот»
  • НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
    • Подсистема «Учет научно-исследовательских работ»
  • УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ
    • Подсистема «Финансовое планирование»
    • Подсистема «Учет договоров на обучение»
    • Подсистема «Учет договоров найма жилого помещения»
    • WEB-приложение «Экономика факультета»
  • УПРАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫМИ ПОТОКАМИ
    • WEB-приложение «Аукцион»
    • Подсистема «Управление закупками»
    • Подсистема «Складской учет»
    • Web-приложение «Материально-ответственное лицо»
  • БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
    • Подсистема «Главная книга»
    • Подсистема «Учет кассовых операций»
    • Подсистема «Учет операций на расчетных счетах»
    • Подсистема «Учет расчетов с дебиторами/кредиторами»
    • Подсистема «Управление продажами»
    • Подсистема «Объектный учет»
    • Подсистема «Бухгалтерское сопровождение проектов»
    • Подсистема «Бухгалтерское сопровождение договоров на обучение»
    • Подсистема «Бухгалтерское сопровождение договоров найма жилого помещения»
    • Подсистема «Налоговый учет»

Информационная система реализована на СУБД ORACLE 10g. Проектирование базы данных выполнялось средствами Oracle Designer 6i. Приложения разработаны с помощью Oracle Developer 6i, Oracle Application Server 10g, Oracle Application Express. Функционирование приложений ИАИС обеспечивается компонентами Oracle Developer 6i (Oracle Forms Runtime, Oracle Reports Runtime, Oracle Graphics Runtime версий 6i) и Oracle Application Server 10g, Oracle Application Express.

Система обеспечивает распределенную обработку данных (в удаленных структурных подразделениях, в том числе, филиалах), хранящихся в централизованной СУБД.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ»

Подсистема «Организационная структура»

Подсистема «Организационная структура» предназначена для описания организационных структур произвольного типа в зависимости от направлений деятельности организации: административная, учебная, научная, центры финансового учета центры материального учета и т.д.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Создание иерархической структуры любой сложности.
  • Ведение истории изменения структуры организации (создание новых подразделений, расформирование и переподчинение структурных единиц).

В рамках подсистемы предоставляется возможность работы с несколькими организациями и соответственно настройки их организационных структур.

Подсистема «Ректор»

Подсистема «Ректор» предназначена для руководства вуза с целью формирования аналитических отчетов как в целом по вузу, так и в разрезе выделенных структурных подразделений по следующим направлениям деятельности:

  • Организационная деятельность: административная структура, учебная структура, научная структура, структура центров финансового отчета, структура центров материального учета, картотека поручений, картотека исполнения поручений, реестр договоров.
  • Учебная деятельность: приемная компания, итоги сессии, задолженность, отсев, выпуск.
  • Управление персоналом: возрастной состав профессорско-преподавательского состава вуза, персональные данные сотрудников, средний возраст штатного профессорско-преподавательского состава, изменение численности профессорско-преподавательского состава, анализ ППС по факультетам, список юбиляров.
  • Научная деятельность: картотека НИР, анализ НИР.
  • Управление финансами: бюджеты вуза, финансы факультета, структура централизованного фонда.
  • Управление материальными потоками: реестр документов на закупку, структура закупок.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «УПРАВЛЕНИЕ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ»

Подсистема «Приемная кампания»

Подсистема «Приемная кампания» предназначена для автоматизации делопроизводства приемной комиссии во время проведения приемной кампании и выдачи аналитической и контрольной информации в виде печатных и электронных документов.

Основные цели подсистемы:

  • Обеспечение работы приемной комиссии, автоматизация делопроизводства приемной комиссии, дополнительный контроль достоверности исходных данных.
  • Предоставление необходимой оперативной информации по запросам всех заинтересованных служб.
  • Обеспечение аналитической и контрольной информацией в виде печатных и электронных документов аппарата управления (ректорат, деканаты, учебный отдел и др.).
  • Предоставление необходимой оперативной и аналитической информации о ходе приемной кампании по запросам всех заинтересованных категорий пользователей Internet, в том числе абитуриентов и их родителей.

Процедуру проведения приемной кампании можно разделить на три этапа: прием заявлений абитуриентов, вступительные экзамены, зачисление и подведение итогов приема в вуз, которые и определяют состав задач:

  • Ведение информации об абитуриентах с формированием групп для сдачи вступительных экзаменов.
  • Формирование интегрированной информации о ходе приема заявлений.
  • Формирование интегрированной информации о регистрации сертификатов по предметам и ЕГЭ.
  • Предоставление расписок абитуриентам о принятых документах с автоматической регистрацией документов в журнале, извещений о допуске к вступительным экзаменам и сроках проведения экзаменов.
  • Составление расписания вступительных экзаменов с формированием экзаменационных ведомостей.
  • Ведение этапа сдачи экзаменов.
  • Отслеживание сдачи вступительных экзаменов и оперативный анализ итогов.
  • Формирование рекомендаций для приемной комиссии по зачислению в число студентов.
  • Зачисление абитуриентов в число студентов.
  • Формирование рекомендаций для приемной комиссии по зачислению в число студентов, формирование протокола, проекта приказа и приказа о зачислении в ВУЗ.

Подсистема «Регистрация абитуриентов»

Подсистема «Регистрация абитуриента» предназначена для автоматизации процесса регистрации абитуриентов во время проведения приемной кампании и организации делопроизводства приемной комиссии.

Подсистема автоматизирует следующие функции:

  • Ведение анкет абитуриентов.
  • Формирование заявления и расписки абитуриента.
  • Формирование отчетности по движению абитуриентов.

Подсистема «Планирование учебного процесса»

Подсистема предназначена для формирования учебного плана и распределения учебных поручений по кафедрам; ведения графика учебного процесса.

Основные решаемые задачи:

  • Формирование учебного, рабочего плана:
    • создание базовых, рабочих и индивидуальных учебных планов по специальностям и специализациям.
  • Распределение учебных поручений между кафедрами:
    • закрепление дисциплин за кафедрами;
    • закрепление дисциплин за преподавателями;
    • составление графиков изучения дисциплин;
    • расчет, распределение и анализ учебной нагрузки по кафедрам и преподавателям.
  • Автоматизация работ по составлению графика учебного процесса:
    • создание графиков учебного процесса на планируемый период.

Подсистема «Контингент студентов»

Подсистема «Контингент студентов» предназначена для информационного обеспечения принятия решений на уровне деканата и ректората вуза.

Подсистема обеспечивает аналитической и контрольной информацией в виде печатных и электронных документов аппарат управления (ректорат, деканаты, учебный отдел и др.) о контингенте студентов, их текущей успеваемости.

Основные решаемые задачи:

  • Управление контингентом:
    • ведение личных дел студентов;
    • учет и анализ состава и движения контингента;
    • формирование приказов по личному составу студентов;
    • информация о проживании в общежитии;
    • учет больничных листов студентов;
    • оперативная информация о распределении выпускников.
  • Планирование и проведение текущего и семестрового контроля:
    • планирование сессии и формирование расписания сессии;
    • проведение сессии (формирование ведомостей, ввод оценок, перезачет дисциплин);
    • оперативный анализ итогов текущих экзаменов, госэкзаменов, защиты дипломных работ;
    • анализ учебной деятельности;
    • рейтинг студентов;
    • формирование протокола для стипендиальной комиссии и приказа о начислении стипендии по итогам сессии;
    • заполнение документов государственного образца.

Подсистема «Подготовка научных кадров»

Подсистема «Подготовка научных кадров» предназначена для информационного обеспечения принятия решений на уровне отдела подготовки научных кадров ВУЗа.

Подсистема обеспечивает аналитической и контрольной информацией в виде печатных и электронных документов аппарат управления о контингенте аспирантов, соискателей, интернов и ординаторов.

Подсистема «Подготовка научных кадров» позволит отделу подготовки научных кадров вуза иметь оперативную информацию о движении и успеваемости аспирантов, докторантов, соискателей, интернов и ординаторов, получать различные сводки и приказы, вести аттестацию аспирантов, соискателей.

Основные функции подсистемы:

  • Автоматизация функций отдела подготовки научных кадров (аспирантура) направлена на отслеживание движения контингента аспирантов (прием, отчисления, переводы, академические отпуска, выпуск и пр.) и создание средств автоматизации работы с приказами и распоряжениями по контингенту (включая приказы о назначении на стипендию); проведение учета и анализа состава и движения контингента.
  • Контроль за выполнением кандидатского минимума, диссертационной работы:
    • ведение сведений о темах научных работ, их руководителях;
    • проведение аттестации аспирантов;
    • формирование учебной нагрузки.

Состав задач:

  • Ведение учебных планов аспирантов, соискателей, докторантов, интернов, ординаторов.
  • Ведение личных дел аспирантов, соискателей, докторантов, интернов, ординаторов.
  • Контроль за выполнением кандидатского минимума, диссертационной работы, ведение сведений о темах научных работ, их руководителях, информации об аттестации.
  • Движения контингента аспирантов (прием, отчисления, переводы, акадеурамические отпуска, выпуск и пр.), приказы и распоряжения по контингенту, в том числе и стипендиальный приказ.
  • Проведение учета и анализа состава и движения контингента
  • Договоры на обучение - информация по договорам на обучение.
  • Проживание в общежитии аспирантов, соискателей, докторантов, интернов, ординаторов.

Подсистема «Здания и сооружения»

С помощью подсистемы «Здания, сооружения» можно решать следующие задачи:

  • Поиск помещения по заданным параметрам (количество мест, тип аудитории: дисплейный класс, лекционная и т.д.).
  • Получение информации о помещении («Производительность», «Аналитика», «История», «Адрес», «Части» и другую информацию.).
  • Получение информации об организации, которой принадлежит помещение.
  • Проверка состояния помещений: отслеживание помещений, которые нуждаются в ремонте (определение степени необходимости ремонта), и тех помещений, которые уже находятся в состоянии ремонта (определение количества проделанных работ).

Подсистема «Общежития»

Подсистема предназначена для ведения информации об общежитиях.

Вселение студентов, аспирантов, слушателей подготовительного отделения, сотрудников и других лиц осуществляется на основании ордера, выданного администрацией учебного заведения, в котором указывается номер общежития и комнаты.

Подсистема «Здоровье студентов»

Подсистема «Здоровье студентов» предназначена для ведения и анализа информации по нетрудоспособности студентов и прохождению ими лечебных мероприятий.

Перечень основных функциональных возможностей:

  • Ведение информации о нетрудоспособности студентов.
  • Отслеживание прохождения флюорографии студентами.
  • Ведение информации о лечебных мероприятиях (прививках).
  • Анализ нетрудоспособности студентов и прохождения лечебных мероприятий.

Подсистема «Здоровье студентов» предназначена также для формирования отчетных документов.

Подсистема «2 отдел»

Подсистема «2 отдел» предназначена для информационного обеспечения принятия решений на уровне 2 отдела вуза и обеспечение аналитической и контрольной информацией в виде печатных и электронных документов о контингенте студентов и их движении.

Подсистема «Расписание учебных занятий»

Подсистема «Расписание» предназначена для применения в качестве инструмента при составлении расписания занятий в вузе. Подсистема позволяет упростить процесс оформления расписания, оперативно подобрать замены временно отсутствующим преподавателям.

С помощью подсистемы «Расписание» можно решать следующие задачи:

  • Составление расписания учебных занятий для группы, аудитории, преподавателя.
  • Поиск группы, аудитории, преподавателя по заданным параметрам.
  • Распечатка расписания для группы, преподавателя и аудитории, расписания занятий по курсу и специальности.
  • Составление расписания сессии.

Подсистема «Социальный отдел»

Подсистема «Социальный отдел» предназначена для информационного обеспечения принятия решений на уровне социального отдела ВУЗа.

Подсистема обеспечивает аналитической и контрольной информацией в виде печатных и электронных документов аппарат управления о контингенте студентов из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а так же об организации летнего отдыха студентов.

Подсистема «Социальный отдел» позволит социальному отделу вуза иметь оперативную информацию о движении, успеваемости и выплатах студентам из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, получать различные сводки и приказы, а также вести организацию и учет летнего отдыха студентов.

Основные функции подсистемы:

  • Автоматизация функций социального отдела. Функция направлена на отслеживание движения контингента студентов из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (прием, отчисления, переводы, академические отпуска, выпуск и пр.) и создание средств автоматизации работы с приказами и распоряжениями по контингенту (приказы о зачисление на полное государственное обеспечение, о назначении выплат, о снятии с государственного обеспечения); проведение учета и анализа состава, движения контингента студентов и компенсационных выплат.
  • Проведение учета и контроля за организацией летнего отдыха студентов:
    • ведение журнала заявок на летний отдых;
    • автоматизированная работа с приказами.

Состав задач подсистемы:

  • Ведение контингента студентов из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Регистрация справок и удостоверений, подтверждающих социальную категорию студента.
  • Создание приказов о зачисление на полное государственное обеспечение, о назначении компенсационных выплат, о снятии с полного государственного обеспечения.
  • Учет и контроль за выплатами компенсаций.
  • Регистрация заявок на летний отдых студентов.
  • Утверждение заявок – приказ по летнему отдыху студентов.
  • Анализ заявок на летний отдых студентов.

Подсистема «Профком студентов»

Подсистема «Профком студентов» предназначена для автоматизации информационных процессов деятельности Студенческого профкома, связанных с учетом заявлений от студентов, доступом к информации учебного процесса, ведением должностей профкома. Подсистема автоматизирует следующие деловые процедуры:

  • Учет заявлений студентов.
  • Формирование приказов по выплате материальной помощи.
  • Доступ к учебной информации студентов и данным социального отдела.
  • Ведение списков отличившихся/провинившихся студентов.
  • Учет должностей профкома.
  • Учет ресурсов профкома.
  • Ввод дополнительной информации о студентах (количество детей, фотография, увлечения).
  • Формирование различных отчетов.

Подсистема «Выпускник»

Подсистема «Выпускник» предназначена для ведения и анализа информации по выпускникам вуза.

Перечень основных функциональных возможностей:

  • Ведение интегрированной информации о выпускниках.
  • Анализ контингента выпуска.
  • Статистический анализ итогов трудоустройства выпускников.

Подсистема «Выпускник» предназначена также для формирования отчетных документов.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

Подсистема «Штатное расписание»

Подсистема «Штатное расписание» предназначена для ведения штатного расписания вуза и получения оперативной информации по вопросам, связанным со штатным расписанием вуза. Организационная структура представляется в виде иерархически организованного набора подразделений. Для каждого из подразделений задается перечень штатных единиц с соответствующими атрибутами. Таким образом, создается система планирования и учета персонала в организации.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Формирование и ведение штатного расписания.
  • Планирование штатного расписания.
  • Копирования данных при создании нового штатного расписания.
  • Создание перечня штатных единиц с учетом информации о ставках.
  • Формирование фонда оплаты труда штатных единиц по профессиональным квалификационным группам должностей и квалификационным уровням.
  • Изменение атрибутов штатной единицы.
  • Ведение надбавок и доплат для штатных единиц.
  • Учет фактической расстановки сотрудников по штатным единицам.

В подсистеме реализована возможность ведения нескольких версий штатного расписания при работе по его планированию, перегруппировка и изменение атрибутов штатных единиц. Штатные расписания также можно вести для нескольких организаций, определенных пользователем.

Подсистема «Штатное расписание» предназначена для формирования отчетных документов по штатному расписанию и по фактической расстановке сотрудников, как по структурному подразделению, так и по организации в целом.

Подсистема «Управление кадрами»

Подсистема «Кадры сотрудников» предназначена для ведения работы по учету кадров в организации. Функционал подсистемы обеспечивает выполнение операций по приему, перемещению и увольнению сотрудников. В подсистеме предоставляется возможность регистрации анкетных данных по каждому из сотрудников и учета всех событий, связанных с его служебной деятельностью (отпуск, больничный, командировки и т.д.).

Подсистема «Кадры сотрудников» обеспечивает подготовку и учет приказов, распоряжений, которые в обязательном порядке должны сопровождать любые кадровые операции.

Подсистема «Кадры сотрудников» предназначена также для формирования различных отчетных документов по кадровой структуре вуза.

В подсистеме можно выделить четыре типа учетных данных:

  • Персональные данные сотрудников.

По каждому сотруднику организации может храниться личная карточка. Вся информация личной карточки сгруппирована в виде набора тематических вкладок: общая информация, ИНН, страховой номер, документы, удостоверяющие личность, контактная информация, образование, ученая степень, ученое звание, членство в академиях, трудовая книжка, состав семьи, социальные льготы, поощрения/взыскания, знание иностранных языков, сведения о воинском учете, архив фамилий. В случае увольнения сотрудника, информация о нём продолжает храниться в подсистеме с типом карточки «Карточка уволенного». В подсистеме ведется учет анкетных данных кандидатов на работу с типом карточки «Карточка кандидата».

  • Профессиональные данные сотрудников.

Данный тип учетных данных поддерживает работу с такими характеристиками рабочих мест сотрудников, как структурное подразделение, его назначения и перемещения, профессия/должность, профессионально-квалификационная группа, величина ставки, даты действия, статус, вид и характер работы, источник оплаты, надбавки/доплаты, связь со штатным расписанием, данные по больничным листам, отпускам, командировкам, повышению квалификации. В подсистеме реализована возможность формирования фонда оплаты труда сотрудников по профессиональным квалификационным группам должностей и квалификационным уровням.

  • Данные по приказам и распоряжениям по личному составу.

Данный тип учетных данных позволяет проводить подготовку и учет приказов, распоряжений, которые в обязательном порядке должны сопровождать любые кадровые операции. Текст приказа в подсистеме формируется автоматически, его можно редактировать и печатать. В подсистеме предоставляется возможность проводить выполнение приказов. Функция выполнения приказов позволяет автоматически внести изменения в кадровый состав в соответствии с пунктами выполняемого приказа. Таким образом, поддерживается естественный цикл выполнения кадровых операций, включающий подготовку, визирование и выполнение приказа. Кадровые операции подсистемы, проводимые через приказы следующие: принять на работу, перевести, продлить срок работы, установить оклад, уволить с работы, установить надбавку к окладу, снять надбавку, избрать по конкурсному отбору, откомандировать сотрудников, предоставить отпуск, поощрить сотрудника, наложить/снять взыскание, возложить исполнение обязанностей, освободить от исполнения обязанностей, оказать материальную помощь, разрешить совмещение, освободить от совмещения, разрешить совместительство, освободить от совместительства.

  • Данные по задачам, связанным с производственной деятельностью.

В подсистеме предоставляется возможность ведения задач, связанных с производственной деятельностью сотрудников (отпуска, больничные, избрание, аттестация, повышение квалификации, командировки) и ведения соответствующих картотек. Работа с профессиональными данными сотрудников и данными по задачам обеспечивает непосредственный доступ к данным, что позволяет вносить в них изменения без формирования приказов. Эту возможность целесообразно использовать при вводе исходных данных на начальном этапе использования подсистемы. В остальных случаях для внесения изменений рекомендуется формировать соответствующие приказы.

Функции формирования отчетных документов обеспечивают подготовку и печать документов, содержащих сведения о сотрудниках организации, таких как штатная книга, справки по работникам, график отпусков, списки юбиляров, журналы, содержащие данные о событиях за определённый период (командировки, больничные), отчеты, содержащие данные по сотрудникам, анализ кадровой структуры вуза. Отчетные документы могут быть сформированы как по организации в целом, так и по отдельному подразделению.

В целом функциональные возможности подсистемы «Кадры сотрудников» позволяют автоматизировать все основные операции, традиционно выполняемые кадровыми службами вуза.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ»

Подсистема «Документооборот»

Подсистема «Документооборот» предназначена для автоматизации информационных процессов документооборота и делопроизводства, связанных с документационным обеспечением управления деятельностью вуза, а именно процессов учета движения и хранения документов, выдачи поручений исполнителям и контроля за их выполнением.

Подсистема автоматизирует следующие деловые процедуры:

  • Ведение картотеки документов (учет внешних документов, пришедших из других организаций; внутренних документов, в том числе приказов руководства, служебной переписки с сотрудниками; исходящих документов).
  • Ведение картотеки регламентов исполнения документов (учет поручений по документам с возможностью выставления статуса выполнения поручений и полученного результата как по поручению в целом, так и по каждому исполнителю данного поручения в отдельности).
  • Формирование листов-напоминаний для исполнителей поручений и опера­тив­ная отправка их по электронной почте соответствующим сотрудникам.
  • Ведение хода исполнения по документам, в котором отражается перемещение документов в процессе документооборота по организации, реальное выполнение поручений по этим документам.
  • Формирование отчетности.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ»

Подсистема «Учет научно-исследовательских работ»:

Подсистема «Учет научно-исследовательских работ» предназначена для автоматизации деятельности Управления научных исследований, обеспечивающего учет и организационно-аналитическое сопровождение проектов: научно-исследовательских работ, грантов, заданий Федерального агентства по образованию и др.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение Научной структуры.
  • Ведение картотеки проектов.
  • Мониторинг финансирования проектов.
  • Анализ данных по проектам.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ»

Подсистема «Финансовое планирование»

Подсистема «Финансовое планирование», функционирующая совместно с подсистемами, входящими в комплекс подсистем «Бухгалтерский учет» предлагает возможность организации бюджетного контроля и управления движением денежных средств. Введенные в подсистему сметы и расходные расписания, разбитые по периодам, могут оперативно сравниваться с текущими результатами бухгалтерских операций. Таким образом, в подсистеме предоставляется возможность сравнивать планируемые и фактические результаты по соответствующим статьям затрат/доходов по центрам финансовой ответственности для принятия управленческих решений.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение структуры Центров финансового учета, структуры доходов, структуры бюджетной классификации, структуры Центров финансовых затрат.
  • Формирование и ведение смет.
  • Ведение расходных расписаний распорядителя/исполнителя бюджета.
  • Контроль исполнения бюджетов.
  • Структурный анализ движения денежных средств по категориям учета: центры финансового учета, статьи дохода, статьи бюджетной классификации.
  • Контроль объемов лимитов бюджетных обязательств распорядителем бюджетных средств.
  • Электронное взаимодействие с органами федерального казначейства
  • Формирование управленческой отчетности: отчет об исполнении бюджета, расшифровка доходов, расшифровка расходов, расшифровка централизованного фонда, анализ исполнения кассовых и фактических расходов, отчет о движении денежных средств по факультетам, сводный реестр уплаченных налоговых платежей и платежей во внебюджетные фонды, консолидированный отчет об исполнении бюджета, справка по расчетам со структурными подразделениями, структура прихода/расхода товарно-материальных ценностей и др.

Подсистема «Учет договоров на обучение»

Подсистема «Учет договоров на обучение», функционирующая совместно с подсистемами, входящими в комплекс подсистем по управлению учебным процессом и бухгалтерским учетом предназначена для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному с контролем и анализом взаиморасчетов по договорам на обучение, на основании которых вуз предоставляет студентам платные образовательные услуги.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Настройка стоимости обучения.
  • Ведение реестра договоров, поддержка актуальности информации по договорам, ведение истории внесения дополнений и изменений в данный договор, разбивка договора на этапы.
  • Контроль и анализ взаиморасчетов по договору в целом, по каждому этапу договора, просмотр всех документов, связанных с взаиморасчетами по указанному договору, контроль наличия учетных документов по договору.
  • Формирование планов на учебный год.
  • Формирование счетов на оплату.
  • Формирование отчетных документов: сводка об оплате по вузу/факультету, список задолжников и др.

Подсистема «Учет договоров найма жилого помещения»

Подсистема «Учет договоров найма жилого помещения», функционирующая совместно с подсистемами, входящими в комплекс подсистем по управлению учебным процессом и бухгалтерским учетом, предназначена для получения оперативной информации по вопросам, связанным с контролем и анализом взаиморасчетов по договорам найма жилого помещения.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение реестра договоров, поддержка актуальности информации по договорам, ведение истории внесения дополнений и изменений в данный договор.
  • Контроль и анализ взаиморасчетов по договору в целом, просмотр всех документов, связанных с взаиморасчетами по указанному договору.
  • Настройка размера оплаты по найму жилого помещения.
  • Формирование отчетных документов.

Подсистема «Экономика факультета»

WEB-приложение «Экономика факультета» - приложение для деканов факультетов, позволяющее получить аналитическую отчетность по финансово-хозяйственной деятельности факультета.

Подсистема позволяет эффективно проводить мониторинг финансовых потоков факультета с помощью следующих отчетов:

  • Отчет о движении денежных средств.
  • Расшифровка расходов.
  • Мониторинг выполнения заявок на приобретение товарно-материальных ценностей.
  • Список задолжников по оплате за обучение.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «УПРАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫМИ ПОТОКАМИ»

Подсистема «Аукцион»

WEB-приложение «Аукцион» предназначено для автоматизации информационных процессов, связанных с осуществлением функций вуза по размещению заказа путем проведения торгов в форме аукциона на право заключить государственный или муниципальный контракт.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение справочной информации: работа со справочниками Шаблоны комиссии, Шаги аукциона, Участники аукциона.
  • Ведение картотеки аукционов (лотов), назначение комиссии для аукциона, проведение регистрации участников аукциона.
  • Проведение процедуры аукциона по лотам.
  • Печать выходных документов: журнала регистрации участников, протокола проведения аукциона, протокола аукциона.

Подсистема «Управление закупками»

Подсистема «Управление закупками» предназначена для автоматизации планирования материально-технического снабжения организации и учета движения материальных ценностей.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение номенклатуры закупаемых товаров.
  • Учет заявок на приобретение товарно-материальных ценностей.
  • Регистрация документов-оснований на закупку.
  • Рассылка уведомлений о ходе выполнения заявки.
  • Контроль состояния документов-оснований.
  • Формирование отчетов по номенклатуре, группам, поставщикам и т. д.
  • Мониторинг выполнения заявок.
  • Мониторинг объемов закупок в соответствии с лимитами денежных средств.

Подсистема «Складской учет»

Подсистема «Складской учет» предназначена для автоматизации учетной работы служб, связанных со складским хранением товарно-материальных ценностей. Основной задачей приложения является оперативный учет остатков и движения товарно-материальных ценностей.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение нормативно-справочной базы для учета товарно-материальных ценностей: номенклатуры товаров, справочника единиц измерения и др.
  • Ведение картотек складского учета по основным средствам и материальным запасам.
  • Учет операций прихода товарно-материальных ценностей на склад (формирование приходных складских ордеров).
  • Учет операций внутреннего перемещения (формирование требований-накладных, ведомостей выдачи материальных ценностей).
  • Учет отпуска со склада (формирование накладных на отпуск материалов на сторону).
  • Динамический пересчет складских остатков.
  • Оперативный учет наличия материальных ценностей на складе.
  • Формирование выходных документов.

Подсистема «Материально-ответственное лицо»

WEB-приложение «МОЛ» (Материально-ответственное лицо) ориентировано на решение задач управления деловыми операциями материально-ответственными лицами.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Картотека основных средств: просмотр/вывод на печать списка основных средств, поиск по картотеке основных средств, просмотр истории карточки основных средств, ввод/корректировка внутренних данных (внутренний номер, за кем закреплено, в каком помещении установлено).
  • Картотека материальных запасов: просмотр/вывод на печать списка материальных запасов, поиск по картотеке материальных запасов, печать карточки учета материальных запасов.
  • Реестр документов на внутреннее перемещение: просмотр/печать списка документов на перемещение, поиск по реестру документов на перемещение, печать документов на внутреннее перемещение, формирование документов на внутреннее перемещение.
  • Реестр документов на списание: просмотр/печать списка документов на списание, поиск по реестру документов на списание, печать документа на списание, формирование документов на списание.

КОМПЛЕКС ПОДСИСТЕМ «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ»

Подсистема «Главная книга»

Подсистема «Главная книга» является базовым элементом системы автоматизации бухгалтерского учета. В данной подсистеме определяется структура и основные моменты учетной политики вуза.

В описанной пользователем учетной системе (центры экономического учета, план счетов, система аналитического учета, учетные периоды) производится регистрация всех хозяйственных операций. Регистрация операций производится как модулем «Главная книга», так и другими функциональными модулями системы, такими как «Учет кассовых операций», «Учет операций на расчетных счетах», «Объектный учет» и другие.

Подсистема «Главная книга» обеспечивает интеграцию и консолидацию всех финансово-хозяйственных данных, относящихся к различным участкам первичного учета. Такая консолидация позволяет осуществлять централизованный автоматизированный контроль зарегистрированных хозяйственных операций, а также расчет и представление пользователю в режиме реального времени данных по сальдовым остаткам и оборотам по счетам в различных аналитических разрезах.

Подсистема «Главная книга» также предназначена для формирования разного вида отчетной документации, как по отдельной структурной единице, так и в целом по организации; обеспечивает подготовку внешней отчетности в соответствии с требованиями законодательства.

Подсистема «Главная книга» взаимодействует с функциональными подсистемами, обеспечивающими автоматизацию первичных участков бухгалтерского учета, такими как «Учет кассовых операций», «Учет операций на расчетных счетах», «Объектный учет», а так же подсистем оперативного управления, таких как «Складской учет», «Управление закупками» и др. Характер этого взаимодействия можно сравнить с взаимодействием главного бухгалтера предприятия с бухгалтерами отдельных участков учета и сотрудниками управления экономики.

Через подсистему «Главная книга» задаются основные требования по описанию хозяйственных операций, такие как план счетов, необходимость аналитического учета, шаблоны проводок. Кроме того, здесь формируется и поддерживается основная справочная информация: перечень первичных документов, используемые денежные единицы. В свою очередь, через функциональные подсистемы осуществляется регистрация хозяйственных операций на отдельных участках учета, данные по которым доступны в подсистеме «Главная книга». Здесь производится консолидация, контроль данных и подготовка аналитической и отчетной документации.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение одновременного учета по нескольким планам счетов.
  • Настройка плана счетов, ведение неограниченного количества уровней аналитического учета по счету.
  • Ведение многовалютного учета .
  • Настройка учетных и отчетных схем ведения бухгалтерского учета.
  • Задание типовых хозяйственных операций с набором бухгалтерских проводок.
  • Ведение структуры центров финансового учета, структуры доходов, структуры бюджетной классификации, структуры договоров.
  • Ввод начальных остатков.
  • Регистрация документов-оснований и ведение соответствующего реестра.
  • Регистрация хозяйственных документов и ведение соответствующего реестра.
  • Формирование хозяйственных операций с использованием шаблонов проводок.
  • Непосредственный ввод хозяйственных операций.
  • Ведение реестра хозяйственных операций и проводок.
  • Аналитический учет.
  • Ведение учетных данных в разрезе категорий учета: центр финансового учета, статья дохода, статья бюджетной классификации, центр финансовых затрат, цент учета договоров.
  • Формирование внутренней отчетности: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета, анализ объекта аналитики/категории учета, карточка аналитического учета, оборотная ведомость по расчетам за обучение и проживание в общежитии, отчет об исполнении сметы расходов, шахматка, журнал операций, главная книга и др.
  • Формирование внешней отчетности: отчет о финансовых результатах деятельности (ф.0503121), справка об остатках денежных средств (ф.0503126), отчет об исполнении бюджета (ф.0503127, ф.0503137), баланс исполнения бюджета (ф.0503130), сведения о движении нефинансовых активов (ф.0503168), сведения по дебиторской/кредиторской задолженности (ф.0503129) и др.

Подсистема «Учет кассовых операций»

Подсистема «Учет кассовых операций» предназначена для автоматизации информационных процессов по учету операций приема-выдачи денежных средств, осуществляемых в кассе организации, а также для анализа и контроля этих операций.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Настройка справочника касс.
  • Учет движения наличных денежных средств, проведение инкассации, формирование объявления на взнос наличными.
  • Ведение реестра документов-оснований (приказы, заявления и другие документы, на основании которых выполняются операции с наличными денежными средствами), формирование заявок на получение наличных денег, ведение реестра платежных ведомостей. Электронное взаимодействие ИАИС - Казначейство.
  • Формирование квитанций и печать документов на бланках строгой отчетности.
  • Ведение реестра кассовых документов (приходные и расходные кассовые ордера).
  • Проведение кассовых документов (формирование бухгалтерских проводок).
  • Учет операций с подотчетными лицами. Ведение реестра авансовых отчетов. Формирование карточки авансового отчета с учетом кассовых документов и документов на приход материальных запасов и основных средств.
  • Учет депонентских сумм. Ведение реестра депонентских карточек. Формирование книга аналитического учета депонированных сумм, реестров выданных и не выданных депонентов.
  • Формирование отчетных документов: кассовый отчет, журнал регистрации кассовых документов, оперативный учет остатков в кассе, журнал операций и др.
  • Электронное взаимодействие ИАИС- Кассовый аппарат.

Подсистема «Учет операций на расчетных счетах»

Подсистема «Учет операций на расчетных счетах» предназначена для организации документирования операций по учету движения денежных средств на расчетных/лицевых счетах организации, обеспечения оперативного контроля за состоянием денежных средств.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение картотеки субъектов хозяйственной деятельности.
  • Ведение справочника учреждений банка.
  • Ведение реестра документов-оснований.
  • Ведение реестра платежных документов.
  • Учет движения денежных средств на банковских счетах.
  • Обработка банковских выписок, применение схем распределения денежных средств.
  • Проведение банковских документов (формирование бухгалтерских проводок).
  • Электронное взаимодействие ИАИС – Казначейство.
  • Формирование отчетных документов: журнал регистрации банковских документов, выписка банка, оперативный учет остатков на счете, журнал операций и др.

Подсистема «Учет расчетов с дебиторами/кредиторами»

Подсистема «Учет расчетов с дебиторами/кредиторами» предназначена для учета расчетов с поставщиками и покупателями, анализа состояния дебиторско-кредиторской задолженности по каждому хозяйствующему субъекту, взаиморасчетов по договорам.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение картотеки договоров, ввод данных об условиях расчетов с поставщиками и покупателями.
  • Регистрация и ведение хозяйственных документов для расчетов с дебиторами/кредиторами.
  • Проведение взаимозачетов дебиторской и кредиторской задолженности с покупателями и поставщиками.
  • Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с аналитикой по учету расчетов с покупателями, поставщиками, бюджетами.
  • Анализ дебиторской и кредиторской задолженности покупателей и поставщиков.
  • Формирование актов сверки задолженностей, отчетности по расчетам с дебиторами и кредиторами.

Подсистема «Управление продажами»

Подсистема «Управление продажами» предназначена для учета выполнения заказов на производство продукции и оказание услуг.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение номенклатуры производимых товаров и перечня услуг.
  • Ведение журнала заказов на готовую продукцию или предоставляемые услуги.
  • Ведение картотеки договоров на поставляемые услуги и товары.
  • Оформление счетов на оплату.
  • Подготовка хозяйственных документов на отгрузку готовой продукции и на выполнение работ.
  • Учет расчетов с покупателями.
  • Контроль исполнения заказов.

Подсистема «Объектный учет»

Подсистема «Объектный учет» предназначена для организации объектного и бухгалтерского учета наличия и движения материальных запасов, денежных документов и основных средств, поддержки актуальности информации по всему циклу функционирования объектов учета на складах и в структурных подразделениях.

  • Ведение нормативно-справочной базы для учета товарно-материальных ценностей: номенклатуры товаров, справочника единиц измерения и др.
  • Настройка структуры центров материального учета.
  • Ведение инвентарной картотеки основных средств, истории изменения инвентарных объектов, в том числе: приход, передача основных средств между подразделениями и материально ответственными лицами, амортизация, переоценка, выбытие.
  • Ведение картотеки материальных запасов в разрезе номенклатуры, операций прихода, перемещений, списаний и выбытия.
  • Ведение картотеки денежных документов в разрезе номенклатуры, операций прихода, перемещений, списаний и выбытия.
  • Ведение реестров хозяйственных документов на приход, внутреннее перемещение, списание и выбытие, автоматическое формирование бухгалтерских проводок с аналитикой по данным операциям.
  • Начисление амортизации основных средств, ведение соответствующего реестра документов и бухгалтерских проводок.
  • Выполнение переоценки основных средств, ведение соответствующего реестра документов и бухгалтерских проводок.
  • Формирование отчетных документов по наличию, стоимости и движению товарно-материальных ценностей; подготовка внутренней и внешней отчетности.

Подсистема «Бухгалтерское сопровождение проектов»

Подсистема «Бухгалтерское сопровождение проектов» предназначена для обеспечения бухгалтерского сопровождения (ведение бухгалтерского учета и анализ учетных данных) проектов: научно-исследовательских работ, грантов и др.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение структуры Центров финансового учета.
  • Оперативное отслеживание хозяйственных документов по проектам.
  • Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с аналитикой.
  • Распределение финансовых средств по темам.
  • Формирование карточки темы, в которой финансовые потоки отражены в разрезе поступлений, произведенных оплат и фактических расходов.

Подсистема «Бухгалтерское сопровождение договоров на обучение»

Подсистема «Бухгалтерское сопровождение договоров на обучение» предназначена для обеспечения бухгалтерского сопровождения договоров на обучение: ведения бухгалтерского учета и анализа учетных данных.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Оформление счетов на оплату.
  • Формирование хозяйственных документов и бухгалтерских проводок по начислению дохода, выполнению работ.
  • Распределение финансовых средств по договорам.
  • План/фактный анализ договора.

Подсистема «Бухгалтерское сопровождение договоров найма жилого помещения»

Подсистема «Бухгалтерское сопровождение договоров найма жилого помещения» предназначена для обеспечения бухгалтерского сопровождения (ведение бухгалтерского учета и анализ учетных данных) договоров найма жилого помещения.

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Формирование хозяйственных документов и бухгалтерских проводок по начислению дохода, выполнению работ.
  • Распределение финансовых средств по договорам.
  • План/фактный анализ договора.

Подсистема «Налоговый учет»

Подсистема «Налоговый учет» предназначена для автоматизации ведения налогового учета по данным первичных учетных документов в соответствии с главой 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) и составления регистров налогового учета для формирования декларации по налогу на прибыль предприятия (объединения). Подсистема состоит из следующих разделов:

Перечень базовых функциональных возможностей:

  • Ведение структуры налогового учета.
  • Ведение книги покупок и книги продаж.
  • Формирование аналитических регистров налогового учета: реестр расчетов по НДС, налог на имущество, отчеты для налоговой декларации по НДС.
  • Ведение налогового учета имущества организации.

© 2001-2015 Петрозаводский государственный университет